Manajemen Perkantoran

1.    Manajemen Perkantoran

Suparjati dkk (2000:4) mengemukakan manajemen perkantoran adalah suatu proses kerjasama di dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan sebelumnya dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen.

Menurut Gie  (1991:4) manajemen perkantoran adalah rangkaian aktifitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawassi, dan mengendalikan sampai menyelenggarakan secara tertib pekerjaan kantor.

Kegiatan-kegiatan manajemen perkantoran, menurut Terry dalam Gie (1991) meliputi:

a.    Tata ruang kantor

Tata ruang kantor adalah penyusunan alat-alat dan tempat kerja secara tepat yang membuat kepuasan bekerja. Adapun syarat-syarat tata ruang kantor : (1) kebersihan,  (2) luas ruang kantor tidak boleh dijejali pegawai, (3) temperatur atau suhu udara cukup,(4) ventilasi dalam ruangan harus diperhatikan, (5) penerangan cahaya harus cukup, (6) fasilitas kesehatan, kamar kecil, toilet harus dijaga kebersihannya, (7) air minum harus disediakan melalui pipa atau tempat penampungan khusus, (8) tempat duduk untuk keperluan ketika sedang bekerja, (9) lantai, gang, tangga agar orang tidak mudah tergelincir atau jatuh, (10) mesin, bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung, (11) kotak obat harus tersedia, (12) penjagaan kebakaran harus tersedia di tempat yang terjangkau dan sarana untuk melarikan diri dari kebakaran harus memadai.

b.    Tata persuratan dan kearsipan

Surat sebagaimana tertuang dalam Keputusan Menpan Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan Dinas disebutkan bahwa surat adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Surat-surat diciptakan organisasi dalam rangka pelaksanaan operasional manajemen harus diatur dengan sistem pengurusan surat yang baik, mencakup kegiatan penerimaan, pengiriman, pengarahan, pendistribuasian

Untuk mempermudah membedakan macam-macam surat maka perlu memahami pengertian surat berdasarkan macamnya, adalah sebagai berikut:

1)        Surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi oleh suatu pihak kepada pihak lain.

2)        Surat dinas adalah surat yang dibuat oleh lembaga/instansi berisi hal-hal penting berkenaan dengan kelembagaan/organisasi.

3)        Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tenang pokok persoalan kedinasan.

4)        Nota dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau antarkaryawan setingkat yang berisi catatan singkat tentang tugas.

5)        Surat pengantar adalah surat yang ditujuakan kepada seseorang atau pejabat yang berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumen dan atau barang, bahan lain yang dikirimkan.

6)        Surat kawat atau tekegram adalah surat singkat dengan menggunakan kata-kata biasa dan atau kata sandi mengenai hal yang perlu cepat disampaikan melalui telegraf.

7)        Surat keputusan adalah surat berisi keputusan tentang hal yang ditetapkan oleh pejabat yang  berwenang.

8)        Surat edaran adalah surat yang berisi penjelasan/petunjuk cara melaksanakan peraturan perundang-undangan dan atau perintah yang telah ada.

9)        Surat undangan adalah surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri acara pada waktu dan tmpat yang telah ditentukan.

10)    Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan kegiatan.

11)    Surat kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan kegiatan atas nama pemberi kuasa.

12)    Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai sesuatu hal yang ditujukan mengenai pegawai atau masyarakat umum.

13)    Surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atau pernyataan tersebut.

14)    Surat keterangan adalah surat yang berisi keterangan auatu hal agar tidak menimbulkan keraguan.

15)    Berita acara adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu, tempat, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian atau peristiwa tersebut.

16)    Penerima surat atau pengirim surat adalah petugas yang menerima surat masuk atau mengirim surat keluar.

17)    Pengarah surat adalah pimpinan satuan kerja yang menangani surat menyurat dan kearsipan atau petugas yang ditunjuk untuk mengarahkan surat sesuai dengan masalahnya.

18)    Pengelola surat adalah petugas yang mengolah/ menyelesaikan isi surat.

19)    Penata arsip adalah petugas yang melaksanakan penataan arsip.