MMT

A.    Definisi Manajemen Mutu Terpadu

Definisi manajemen mutu terpadu  atau total quality management juga dikenal sebagai TQC adalah  aplikasi prinsip-prinsip mutu pada semua bagian perusahaan. Teknik TQM terbukti dapat menjamin ketahanan perusahaan dalam kompetisi kelas dunia. Dari analisa kata pembentukannya, kita mempunyai:

Total                : keseluruhan

Quality                        : derajat/tingkat keunggulan suatu produk atau jasa

Management   : tindakan, seni, atau cara penanganan, pengendalian, pengarahan, dan       sebagainya.

Jadi TQM berarti seni menangani perusahaan secara keseluruhan untuk mencapai keunggulan. Aturan emas TQM: lakukan kepada orang lain apa yang anda harapkan orang lain lakukan untuk anda.

B.     Konsep Dasar Manajemen Mutu Terpadu

Manajemen mutu terpadu mempersyaratkan enam konsep dasar:

a.       Kepemimpinan

Manajemen harus berkomitmen dan terlibat untuk menyediakan dukungan organisasi dari atas ke bawah dalam jangka panjang.

b.      Kepuasan pelanggan

Kunci sukses program tqm adalah fokus pada kepuasan pelanggan, baik pelanggan internal maupun eksternal. Langkah yang tepat untuk permulaan dalah memuaskan pelanggan internal. Suara pelanggan harus didengarkan, desain mutu dan pencegahan cacat juga harus ditekankan.

c.       Pemberdayaan dan keterlibatan karyawan

Mutu adalah tanggung jawab seluruh karyawan dalam organisasi. Diharapkan adanya keterlibatan dan pemanfaatan seluruh tenaga kerja secara efektif, di mana orang-orang tidak hanya datang ke tempat kerja untuk bekerja tetapi juga memikirkan bagaimana meningkatkan pekerjaan mereka.

d.      Perbaikan proses berkelanjutan

Harus ada perbaikan proses yang berkelanjutan. Proyek peningkatan mutu seperti pengiriman tepat waktu, efisiensi pesanan masuk, waktu siklus, pengurangan cacat, dan manajemen pemasok, merupakan awal yang bagus.

e.       Kemitraan dengan pemasok

Fokus kemitraan dengan pemasok ini lebih pada biaya mutu dan biaya siklus hidup daripada harga.

f.       Ukuran kinerja

Pengukuran kinerja seperti waktu setup, persen cacat, ketidakhadiran, dan kepuasan pelanggan perlu ditentukan untuk setiap area fungsional.

Tujuan TQM adalah menghasilkan produk bermutu, meningkatkan produktifitas, dan menurunkan harga. Penerapan tqm membutuhkan perubahan budaya. Perubahan ini penting dan tidak akan tercapai dalam waktu singkat. Organisasi yang kecil akan jauh lebih mudah bertransformasi daripada organisasi yang besar. Perbedaan keadaan sebelum dengan setelah TQM diterapkan.

Elemen mutu	Kondisi sebelumnya	TQM
Definisi	Produk-oriented	Costumer-oriented
Prioritas	Kedua, dibandingkan service dan biaya	Pertama, dibandingkan service dan biaya
Keputusan	Jangka pendek	Jangka panjang
Penekanan	Pencarian/deteksi	Pencegahan
Kesalahan	Operasi	Sistem
Tanggung jawab	Quality control	Setiap orang
Pemecahan masalah	Manajer	Tim
Pengadaan	Biaya	Biaya siklus hidup, kemitraan
Peran manajer	Merencanakan, menugaskan, mengendalikan, dan mengimplementasikan	Mendelegasikan, melatih, memfasilitasi, dan membimbing

 Sumber: Dale H. Besterfield, Carol Besterfield-Michna, et al. Total Quality Management: second edition ( New Jersey: Prentice-Hall, Inc, 1995:3).

C.    Filosofi Deming

Dr. Deming adalah murid dari Dr. Walter Shewart, yang mempelopori Statistical Proses Control (SPC) di Laboratorium Bell. Beliau meringkas konsep-konsep dan prinsip-prinsip ke dalam 14 poin dan 7 penyakit mematikan. Filosofi ini melandasi teori manajemen untuk perbaikan mutu, produktifitas, dan posisi kompetitif serta beliau menyempurnakan siklus perbaikan berkelanjutan: Plan, Do, Check, Action (PDCA).

a.       7 penyakit mematikan:

1.      Kurangnya tujuan konstan;

2.      Menekankan pada keuntungan jangka pendek;

3.      Evaluasi pekerjaan, tingkat kegunaan, atau tinjauan tahunan;

4.      Pergantian manajemen;

5.      Manajemen dengan menggunakan gambaran nyata;

6.      Biaya pengobatan yang berlebihan;

7.      Biaya pertanggungan yang berlebihan.

b.      14 poin Deming:

1.      Membuat dan mengenalkan kepada semua pekerja pernyataan tentang tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan. Manajemen harus menunjukkan komitmen secara konstan tentang pernyataan yang telah dibuat;

2.      Mempelajari filosofi yang baru, mulai dari pucuk pimpinan sampai semua orang yang terlibat;

3.      Memahami tujuan dari inspeksi, untuk meningkatkan proses dan pengurangan biaya;

4.      Mengakhiri pelatihan pemberian hadiah yang hanya berfokus pada tabel harga saja;

5.      Meningkatkan secara konstan dan berlangsung selamanya sistem produksi dan jasa;

6.      Institut pelatihan untuk keterampilan;

7.      Pengajaran dan institut kepemimpinan;

8.      Hindari ketakutan, tumbuhkan kepercayaan dan tumbuhkan suasana untuk inovasi;

9.      Mengoptimalkan tujuan perusahaan melalui usaha dari tim, grup, dan staff;

10.  Mengurangi desakan dan peringatan kepada pekerja;

11.  Menghilangkan kuota menurut angka untuk produksi. Sebaliknya, mempelajari metode baru untuk peningkatan. Menghilangkan MBO (Management By Objectives). Sebaliknya mempelajari kemampuan proses dan bagaimana untuk meningkatkan kemampuan proses tersbut;

12.  Memindahkan rintangan yang merampas kebanggaan kecakapan kerja;

13.  Mendukung pendidikan dan pengembangan diri untuk semuanya;

14.  Mengambil tindakan untuk menyelesaikan transformasi.

Sumber: Arthur R. Tenner, In ing J. DeToro. Total Quality Management: Three Steps to Continous Improvment (Addison Wesley Publishing Company, 1992:18)

D.    Langkah Penerapan Sistem Manajemen Mutu

Secara umum langkah penerapan sistem manajemen mutu hingga sertifikasi meliputi tahap-tahap berikut:

a.       Tahap Persiapan

Tahap ini meliputi pembentukan tim pengembangan mutu dan pelatihan dasar untuk memahami sitem manajemen mutu sesuai standar.

b.      Tahap pengembangan

Tahap ini melibatkan aktivitas organisasi, meninjau semua dokumentasi yang ada dan mengembangkan sistem mutu dalam organisasi. Pelatihan yang lebih detil lagi mungkin diperlukan untuk pelatihan personel dalam kunci-kunci pengembangan mutu. Jika organisasi cukup besar, bisa dipertimbangkan untuk memanggil konsultan eksternal untuk membantu mempersiapkan sistem manajemen mutu.

c.       Tahap implementasi

Sistem manajemen mutu yang telah dikembangkan perlu diimplementasikan dalam proyek yang sebenarnya untuk selanjutnya dikaji dalam tahap berikutnya.

d.      Tahap audit

Tahap ini dilaksanakan audit sistem manajemen mutu setelah implementasi  berjalan untuk jangka waktu yang telah ditentukan. Tujuan audit sistem manajemen mutu adalah untuk memastikan apakah semua operasional dalam organisasi sudah berjalan sesuai dengan prosedur dan untuk memastikan apakah sistem sudah berjalan efektif.

e.       Tahap sertifikasi

Tahap ini meliputi sertifikasi oleh Badan Sertifikasi yang terakreditasi. Setelah melalui tahap sertifikasi ini, organisasi resmi sebagai pemegang sertifikat ISO.

E.     Pengertian ISO 9001:200

Standar internasional ISO 9001 dipersiapkan oleh Komite Teknik ISO/TC 176, Manajemen Mutu dan Pemastian Mutu, Subkomite SC 2, Sistem Mutu. ISO 9001:2000 berisi persyaratan-persyaratan  yang harus dipenuhi organisasi. Dalam ISO 9001:2000 terdapat delapan prinsip dasar manajemen mutu ini merupakan dasar bagi sistem manajemen mutu dalam kelompok ISO 9000 yaitu:

1.      Prinsip Fokus pada pelanggan

Organisasi tergantung pada pelanggan mereka dan karena itu harus mengerti akan kebutuhan mereka baik yang sekarang maupun di masa yang akan datang, harus memenuhi permintaan/persyaratan pelanggan, dan perjuangan untuk melebihi harapan pelanggan

2.      Prinsip kepemimpinan

Pemimpin organisasi menetapkan kesatuan tujuan dan arah dari organisasi, mereka harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal agar orang-orang dapat menjadi terlibat secara penuh dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi.

3.      Prinsip pelibatan orang

Orang pada semua tingkat merupakan faktor yang sangat penting dari suatu organisasi dan keterlibatan mereka secara penuh akan memungkinkan kemampuan mereka digunakan secara optimal untuk manfaat organisasi.

4.      Prinsip pendekatan proses

Suatu hasil yang diinginkan akan tercapai secara lebih efisien, apabila aktivitas dan sumber-sumber daya yang berkaitan dikelola sebagai suatu proses. Keunggulan pendekatan proses adalah kendali terus-menerus yang diberikannya terhadap hubungan antara proses sendiri-sendiri dalam sistem proses, seperti juga terhadap gabungan dan interaksinya.

5.      Prinsip pendekatan sistem pada manajemen

Pengidentifikasian, pemahaman dan pengelolaan, dari proses-proses yang saling berkaitan sebagai suatu sistem, akan memberikan kontribusi pada efektifitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai tujuannya.

6.      Prinsip perbaikan berkelanjutan

Peningkatan terus-menerus dari kinerja organisasi secara keseluruhan harus menjadi tujuan tetap dari organisasi. Peningkatan terus-menerus didefinisikan sebagai suatu proses yang berfokus pada upaya terus-menerus meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi untuk memenuhi kebijakan dan tujuan dari organisasi itu.

7.      Prinsip pendekatan fakta dalam pengambilan keputusan

Keputusan yang efektif adalah keputusan yang berdasarkan pada analisa data dan informasi. Analisa tersebut berguna untuk mencari dan menghilankan akar penyebab masalah, sehingga masalah-masalah kualitas dapat terselesaikan secara efektif dan efisien.

8.      Prinsip kemitraan dengan pemasok yang saling menguntungkan

Suatu organisasi dan pemasok adalah saling tergantung, dan hubungan yang saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan bersama dan menciptakan nilai tambah.