PENGEMBANGAN SISTEM PRESENSI ONLINE

BAB I PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Perkembangan dunia teknologi informasi saat ini semakin cepat memasuki berbagai bidang, sehingga kini semakin banyak instansi pendidikan yang berusaha meningkatkan usahanya terutama dalam bidang komunikasi yang sangat berkaitan erat dengan teknologi informasi itu sendiri. Hal ini didukung oleh pernyataan bahwa kegunaan komputer pada aplikasi komunikasi ini adalah untuk menyediakan, mengirimkan,sampai dengan menerima informasi dengan cepat dan tepat.

Informasi ini ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu perusahaan. Jika di dalam suatu instansi, informasi tersebut terhenti atau terhambat, maka sistem instansi tersebut akan menjadi lusuh(Jogiyanto, 1999:96).Salah satu perkembangan teknologi informasi yang penting adalah semakin dibutuhkannya penggunaan alat pengolah data yang berfungsi untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Instansi-instansi yang ingin mengembangkan usaha dan mencapai sukses harus mengikuti era informasi dengan menggunakan alat pendukung pengolah data yaitu komputer.

 Hal ini didukung oleh pernyataan yang diutarakan bahwa komputer digunakan untuk mengelola sumber daya yang luas dari Instansi-instansi yang memandang seluruh dunia sebagai pasar mereka dimana pada eksekutif instansi melakukan investasi pada teknologi informasi dengan tujuan mencapai skala ekonomis dan praktis. Dengan adanya komputer sebagai alat pengolah data, maka semua bidang dalam suatu perusahaan ataupun instansi dapat dikomputerisasikan, dalam hal ini bidang-bidang yang dianggap penting dan utama karena hal ini dapat mendukung keberhasilan suatu instansi dalam mencapai tujuannya. Dalam kajian ini penulis ingin memberikan suatu solusi dengan merancang dan mengaplikasikan suatu alur kerja sistem absensi berdasarkan sistem absensi manual yang sudah ada pada Universitas Negeri Malang yang masih belum efektif,efisien,dan dianggap ketinggalan jaman dan membuat sistem basis data yang akan digunakan dalam aplikasi absensi yang terkomputerisasi,user Interface untuk mengelola basis data tersebut, dan aplikasi absensi yang terkomputerisasi dengan baik antara sistem basis data, user interface, dan user itu sendiri dengan penambahan metode barcode untuk memberikan solusi optimal yang telah terkomputerisasi, kecepatan dan ketepatan pengolahan data, dan mengurangi tingkat kesalahan pada waktu proses absensi berlangsung (http://www.wikipedia.com/barcode ).

Dengan mempertimbangkan analisis SWOT dibawah ini:

S	W	O	T
Kebanyakan mahasiswa memiliki dasar IT yang bagus, peralatan IT tiap gedung mendukung	Presensi manual bisa rusak, pengawasan terhadap presensi kurang, perawatan untuk peralatan IT kurang	Hardware mudah dicari, harga software yang murah, terdapat perusahaan penyedia jasa teknisi komputer	Dapat dirusak orang lain/dicuri, listrik padam, terjadi pencurian peralatan IT

 Oleh sebab itu dengan berdasarkan alasan ini penulis mencoba mengambil tema dalam penulisan proposal ini dengan judul : “Sistem Pengembangan Presensi Online Mahasiswa dan Dosen AP FIP UM ”.

B.     Rumusan Masalah

Universitas Negeri Malang yang bergerak dibidang pendidikan berkeinginan untuk memiliki suatu sistem informasi absensi mahasiswa yang dapat menggantikan sistem absensi yang telah ada namun masih berjalan secara manual. Dalam pembuatan Tugas Akhir ini, penulis akan memberikan suatu solusi tentang :

1.        Bagaimana barcode dapat mendeteksi proses pencatatan data dan daftar hadir   mahasiswa dengan menggunakan kartu mahasiswa?

2.        Bagaimana memberikan report harian, bulanan, dan tahunan data dan daftar hadir mahasiswa dari Barcode ke komputer server?

3.        Bagaimana cara mentransmisikan data dari komputer admin ke komputer pusat data?

C.     Tujuan

Tujuan dari diadakannya penelitian, perancangan, dan pembuatan aplikasi
absensi dengan sistem barcode dalam menunjang penulisan proposal ini adalah untuk:

1.        Mengetahui cara barcode dapat mendeteksi proses pencatatan data dan daftar hadir   mahasiswa dengan menggunakan kartu mahasiswa;

2.        Memberikan report harian, bulanan, dan tahunan data dan daftar hadir mahasiswa dari Barcode ke komputer server;

3.        Mengetahui cara mentransmisikan data dari komputer admin ke komputer pusat data.

D.    Manfaat

1.      Manfaat bagi Mahasiswa

Hasil pengembangan sistem presensi online diharapkan dapat membantu mahasiswa :

a.        dalam melakukan presensi;

b.       mendorong mahasiswa supaya tidak membolos, dan

c.       meningkatkan kedisiplinan mahasiswa.

2.      Manfaat bagi Jurusan

Hasil dari pengembangan sistem presensi online dapat meningkatkan kegiatan belajar mengajar. Meningkatkan kedisiplian dosen.

3.      Manfaat bagi Petugas Presensi

Hasil dari pengembangan system presensi online diharapkan dapat membantu petugas presensi dalam merekap kehadiran dan ketidakhadiran mahasiswa dan dosen. System presensi lebih efektif dan efisien.

BAB II KAJIAN PUSTAKA

A.    Kajian Teoritik & Empirik

1.      Barcode

Barcode Pengertian Barcode dapat diartikan sebagai kumpulan kode yang berbentuk garis, dimana masing-masing ketebalan setiap garis berbeda sesuai dengan isi kodenya. Barcode pertama kalinya diperkenalkan dan dipatenkan di Amerika oleh Norman Joseph Woodland dan Bernard Silver, mahasiswa Drexel Institute of Technology pada akhir 40-an. Implementasi Barcode dimungkinkan atas kerja keras dua orang insinyur yaitu Raymond Alexander dan Frank Stietz. Sampai akhirnya pada tahun 1966 Barcode digunakan untuk kepentingan komersial meskipun belum terlalu dirasakan keberhasilannya sampai tahun 80-an.

Barcode adalah informasi terbacakan mesin (machine readable) dalam format visual yang tercetak, barcode dibaca dengan menggunakan sebuah alat baca barcode atau lebih dikenal dengan Barcode Scanner (Rumah Barcode, 2010). Barcode pada dasarnya adalah susunan garis vertikal hitam dan putih dengan ketebalan yang berbeda, sangat sederhana tetapi sangat berguna, dengan kegunaan untuk menyimpan data-data spesifik misalnya kode produksi, tanggal kadaluwarsa, nomor identitas dengan mudah dan murah. Walaupun teknologi semacam itu terus berkembang dengan ditemukannya media magnetic, rfid, electronics tags, serial eeprom (seperti pada smart card), barcode terus bertahan dan masih memiliki kelebihan-kelebihan tertentu, yang paling utama adalah murah dan mudah, sebab media yang digunakan adalah kertas dan tinta. Sedangkan untuk membaca barcode ada begitu banyak pilihan di pasaran dengan harga yang relatif murah mulai dari yang berbentuk pena (wand), slot, scanner, sampai ke CCD dan bahkan kita dapat membuatnya sendiri. Gambar 1 menunjukkan contoh barcode.

Seiring semakin bertambahnya penggunaan barcode, kini barcode tidak hanya bisa mewakili karakter angka saja tapi sudah meliputi seluruh kode ASCII. Kebutuhan akan kombinasi kode yang lebih rumit itulah yang kemudian melahirkan inovasi baru berupa kode matriks dua dimensi (2D barcodes) yang berupa kombinasi kode matriks bujur sangkar. 2D Barcode ini diantaranya adalah PDF Code, QRCode, Matrix Code dan lain-lain. Dengan menggunakan 2D code karakter yang bisa kita masukkan ke Barcode bisa semakin banyak, dengan 1D Barcode biasanya kita hanya memasukkan kode 5-20 digit tetapi dengan 2D Barcode kita bisa memasukkan sampai ratusan digit kode.

 

2.      Oracle

Oracle adalah basis data relasional yang terdiri dari kumpulan data dalam suatu sistem manajemen basis data Relational Database Management System (RDBMS). Perusahaan perangkat lunak Oracle memasarkan jenis basis data ini untuk bermacam-macam aplikasi yang bisa berjalan pada banyak jenis dan merk perangkat keras komputer (platform). Basis data Oracle ini pertama kali dikembangkan oleh Larry Ellison, Bob Miner dan Ed Oates lewat perusahaan konsultasinya bernama Software Development Laboratories (SDL) pada tahun 1977. Pada tahun 1983, perusahaan ini berubah nama menjadi Oracle Corporation sampai sekarang (Computing Channel, 2010).

Oracle menggunakan SQL (Structured query language) sebagai bahasa perantara antara user dan database. Kemudian Oracle Corp mengembangkan sebuah bahasa prosedural yang mereka sebut sebagai PL/SQL. Dengan menggunakan kedua bahasa ini, seorang user dapat mengoptimalkan penggunaan database Oracle. Oracle mendukung data yang sangat besar, menurut dokumentasi Oracle dapat menampung sampai 512 petabytes (1 petabytes = 1.000.000 gigabytes) atau sekitar 512.000.000 gigabytes (Tarigan, 2003). Keunggulan Oracle dibanding dengan yang lain (Computing Channel, 2010) antara lain:

a.       Client/server environment .Oracle berjalan di jaringan komputer. Oracle memisahkan proses antara database server dan aplikasi klien. Server yang terinstal Oracle bertanggung jawab menangani proses database, sementara client/workstation yang menjalankan aplikasi hanya berkonsentrasi menampilkan data. Struktur ini akan mengurangi kemacetan jaringan.

b.      Ukuran database yang besar dan pengaturan space .Oracle mendukung ukuran database yang sangat besar hingga jumlahnya terabyte. Oracle juga mendukung pengaturan penggunaan space pada harddisk, sehingga ruangan harddisk termanfaatkan secara efisien.

c.       Multiuser .Oracle mendukung pelayanan banyak user, yang terkoneksi pada waktu yang sama, dan mengakses data yang sama. Dengan fasilitas ini, Oracle mampu menghindari konflik data secara baik.

d.      Connectibility . Oracle dapat menggunakan berbagai sistem operasi dalam suatu jaringan untuk mengakses data.

e.       Hight Transaction Processing Performance .Oracle dapat mengatur sistem agar pemrosesan data dapat berjalan dengan cepat walaupun jumlah transaksi sangat banyak pada suatu waktu.

f.       Availability Oracle dapat menjalankan database secara terus menerus, 24 jam sehari. Pemisahan sistem komputer dan proses backup dapat dilakukan secara on line, tanpa harus mematikan database.

g.      Manajemen Keamanan yang baik .Oracle menghindari akses database dari pihak-pihak yang tidak diinginkan. Oracle memiliki fitur yang baik untuk membatasi dan memonitor akses data.

h.      Database Enforced Integrity .Oracle mempunyai kontrol untuk mengendalikan data mana saja yang dapat diterima database. Tidak perlu membuat kode dibanyak aplikasi, cukup di satu database Oracle.

i.        Portability .Oracle dapat berjalan diberbagai sistem operasi, baik Linux, Windows, Unix, dan masih banyak lagi. Aplikasi yang menggunakan data Oracle dapat dengan mudah mengakses data Oracle yang berjalan di sistem apapun.

j.        Distributed System .Oracle dapat memisahkan databasenya dalam komputer-komputer yang secara fisik terpisah, namun secara logis terlihat seperti satu database.

k.      Replicant Environment .Oracle mampu menduplikasi database object dalam lokasi server yang berbeda-beda. Hal ini sangat membantu jika salah satu server rusak, server lain dapat langsung menggantikan fungsinya.

3.      XAMPP

XAMPP merupakan tool yang menyediakan paket perangkat lunak ke dalam satu buah paket. Dengan menginstall XAMPP maka tidak perlu lagi melakukan instalasi dan konfigurasi web server Apache, PHP dan MySQL secara manual. XAMPP akan menginstalasi dan mengkonfigurasikannya secara otomatis untuk anda atau auto konfigurasi.

a.       Apache                                                                                              

Apache sudah berkembang sejak versi pertamanya. Sampai saat ditulisnya artikel ini versi terakhirnya yang ada yaitu Apache ver 2.0.54. Apache bersifat open source, artinya setiap orang boleh menggunakannya, mengambil dan bahkan mengubah kode programnya.

Tugas utama apache adalah menghasilkan halaman web yang benar kepada peminta, berdasarkan kode PHP yang dituliskan oleh pembuat halaman web. Jika diperlukan juga berdasarkan kode PHP yang dituliskan, maka dapat saja suatu database diakses terlebih dahulu (misalnya dalam MySQL) untuk mendukung halaman web yang dihasilkan.

b.      PHP

Bahasa pemrograman PHP merupakan bahasa pemrograman untuk mebuat web yang bersifat server-side scripting. PHP memungkinkan kita untuk membuat halaman web yang bersifat dinamis. PHP dapat dijalankan pada berbagai macam Operating System (OS), misalnya Windows, Linux dan Mac OS. Selain Apache, PHP juga mendukung beberapa web server lain, misalnya Microsoft IIS, Caudium, PWS dan lain-lain.Seperti pernah disinggung sebelumnya bahwa PHP dapat memanfaatkan database untuk menghasilkan halaman web yang dinamis. Sistem manajemen database yang sering digunakan bersama PHP adalah MySQL. Namun PHP juga mendukung system manajemen Database Oracle, Microsoft Acces, Interbase, d-Base, Postgre SQL dan sebagainya.

Hingga kini PHP sudah berkembang hingga versi ke 5. PHP 5 mendukung penuh Object Oriented Programing(OOP), integrasi XML, mendukung semua ekstensi terbaru MySQL, pengembangan web services dengan SOAP dan REST, serta ratusan peningkatan kemampuan lainnya dibandingkan versi sebelumnya. Sama dengan web server lainnya PHP juga bersifat open source sehingga setiap orang dapat menggunakannya dengan gratis.

c.       MySQL

Perkembangannya disebut SQL yang merupakan kepanjangan dari Structured Query Language. SQL merupakan bahasa terstruktur yang khusus digunakan untuk mengolah database. SQL pertama kali didefinisikan oleh American National Standards Institute (ANSI) pada tahun 1986. MySQL adalah sebuah sistem manajemen database yang bersifat open source. MySQL adalah pasangan serasi dari PHP. MySQL dibuat dan dikembangkan oleh MySQL AB yang berada di Swedia.

MySQL dapat digunakan untuk membuat dan mengola database beserta isinya. Kita dapat memanfaatkan MySQL untuk menambahkan, mengubah dan menghapus data yang berada dalam database. MySQL merupakan sisitem manajemen database yang bersifat at relational. Artinya data-data yang dikelola dalam database akan diletakkan pada beberapa tabel yang terpisah sehingga manipulasi data akan menjadi jauh lebih cepat

MySQL dapat digunakan untuk mengelola database mulai dari yang kecil sampai dengan yang sangat besar. MySQL juga dapat menjalankan perintah-perintah Structured Query Language (SQL) untuk mengelola database-database yang ada di dalamnya. Hingga kini, MySQL sudah berkembang hingga versi 5. MySQL 5 sudah mendukung trigger untuk memudahkan pengelolaan tabel dalam database.

d.      PHP MyAdmin

Pengelolaan database dengan MYSQL harus dilakukan dengan mengetikkan baris-baris perintah yang sesuai (command line) untuk setiap maksud tertentu. Jika anda ingin membuat database, ketikkan baris perintah yang sesuai untuk membuat database. Jika kita ingin menghapus tabel, ketikkan baris perintah yang sesuai untuk menghapus tabel. Hal tersebut tentu cukup menyulitkan karena kita harus hafal dan mengetikkan perintahnya satu persatu.

Banyak sekali perangkat lunak yang dapat dimanfaatkan untuk mengelola data base dalam MySQL, salah satunya adalah phpMyAdmin. Dengan phpMyAdmin kita dapat membuat tabel, mengisi data dan lain-lain dengan mudah tanpa harus hafal perintahnya. Untuk mengaktifkan phpMyAdmin langkah-langkahnya adalah : yang pertama setelah XAMP kita terinstall, kita harus mengaktifkan web server Apache dan MySQL dari control panel XAMPP. Yang kedua, jalankan browser kesayangan Anda (IE, Mozilla Firefox atau Opera) lalu ketikkan alamat web berikut : http://localhost/phpmyadmin/ pada address bar lalu tekan Enter. Langkah ketiga apabila telah nampak interface (tampilan antar muka) phpMyAdmin anda bisa memulainya dengan mengetikkan nama database, nama tabel dan seterusnya.

B.     Kerangka Model Pengembangan Sistem

Metode perancangan yang dikembangkan untuk membangun Sistem Presensi Online ini adalah dengan menggunakan metode perancangan beraliran data dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD). Terdapat 5 user yang dapat berinteraksi dengan sistem, yakni:

1.      Admin User admin adalah pengguna sistem yang memiliki hak akses untuk memanajemen data dalam sistem, diantaranya data mahasiswa, data dosen, data asisten, data matakuliah, data praktikum, data presensi, dan lain-lain.

2.      Mahasiswa User mahasiswa adalah pengguna sistem yang dapat melakukan presensi online dengan cara login ke dalam sistem dan melakukan presensi melalui menu yang telah disediakan, fasilitas ini hanya tersedia dalam praktikum yang mana masing-masing mahasiswa memiliki hak akses terhadap satu komputer yang terhubung ke sistem. Mahasiswa juga dapat mengakses rekapitulasi presensi baik perkuliahan ataupun praktikum serta memperoleh informasi seputar perkuliahan/praktikum melalui sistem tersebut.

3.      Dosen User dosen adalah pengguna sistem yang memiliki hak akses untuk melihat data mahasiswa, data presensi, data matakuliah dan dapat melakukan presensi terhadap mahasiswa pada tiap-tiap kelas yang diampu dengan menggunakan barcode scanner.

4.      Asisten User asisten adalah pengguna sistem yang memiliki hak akses untuk mengelola administrasi terkait praktikum seperti manajemen data mahasiswa (praktikan), manajemen jadwal praktikum, manajemen jadwal responsi, manajemen nilai praktikum, manajemen presensi praktikum dan lain-lain.

5.      Petugas Administrasi User petugas administrasi merupakan petugas khusus yang bertugas menggunakan barcode scanner untuk memindai barcode yang terdapat pada masing-masing kartu mahasiswa (KTM) untuk mencatat presensi kehadiran mahasiswa tersebut pada saat perkuliahan. Data yang terkumpul kemudian dipindahkan ke komputer untuk divalidasi dan disimpan di sistem. Petugas administrasi juga dapat memanajemen rekapitulasi presensi mahasiswa di sistem, memanajemen data administrasi perkuliahan sesuai dengan matakuliah dan dosen pengampu.

Proses presensi yang terdapat pada Sistem Presensi Online ini terdiri atas 2 cara, yakni:

a.       Menggunakan Barcode Scanner

Proses ini dilakukan oleh dosen atau petugas presensi dengan menggunakan barcode scanner dan melakukan pemindaian barcode yang terdapat pada kartu mahasiswa (KTM). Barcode tersebut merupakan nomor induk mahasiswa (NIM) yang kemudian datanya akan ditransfer dan divalidasi di sistem. Setiap mahasiswa wajib membawa KTM pada saat perkuliahan berlangsung yang akan digunakan sebagai identitas dalam melakukan presensi. Gambar 3 menunjukkan alur proses presensi menggunakan barcode yang dilakukan oleh dosen atau petugas presensi.

                 

 

 

b.       

c.        

d.       

b.      Menggunakan Username dan Password

Proses ini dilakukan langsung oleh mahasiswa dengan cara login ke sistem dan melakukan presensi pada menu yang telah disediakan. Mahasiswa memasukkan Nomor Induk Mahasiswa (NIM) sebagai username dan password mereka masing-masing. Proses ini hanya tersedia pada praktikum, dimana mahasiswa memiliki akses terhadap satu komputer dan langsung melakukan presensi melalui komputer masing-masing yang terhubung ke sistem. Gambar 4 menunjukkan alur proses presensi yang langsung dilakukan mahasiswa melalui komputer yang terhubung ke sistem.

Di dalam sistem ini, asisten pendamping praktikum yang bertugas dapat melihat data-data presensi pada praktikum tersebut sehingga dapat diketahui siapa saja mahasiswa yang sudah melakukan presensi dan siapa saja mahasiswa yang belum melakukan presensi dan menyesuaikan dengan jumlah mahasiswa yang hadir di dalam ruangan. Dengan demikian dapat mencegah mahasiswa melakukan tindakan kecurangan seperti titip absen. Pada sistem ini mahasiswa juga dapat mengakses informasi terkait praktikum yang mereka tempuh, seperti rekapitulasi presensi, nilai pretest, kelompok tugas akhir, silabus praktikum, jadwal praktikum, jadwal responsi dan pengumuman terkait praktikum masing-masing.