BKD JAWA TIMUR

A.      Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Provinsi Jawa Timur

1.    Profil Badan Kepegawaian Daerah (BKD)

a.    Sejarah

Pada awalnya bernama biro kepegawaian, kemudian berubah menjadi SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah), kemudian berubah menjadi BKD (Badan Kepegawaian Daerah) selama 8 bulan sampai saat ini. BKD sebagai unsur staf yang berada di bawah Asisten Administrasi dan Umum Sekretariat daerah propinsi Jawa Timur. Lembaga ini dibentuk dengan peraturan daerah Propinsi Jawa Timur nomor 290 tahun 2002.

BKD mempunyai tugas pokok yaitu menyiapkan bahan perumusan kebijakan di bidang penyelenggaraan formasi dan pengembangan pegawai, mutasi, pembinaan, dan kesejahteraan serta informasi kepegawaian. Dalam merumuskan kebijakan di bidang kepegawaian harus didukung oleh data kepegawaian yang akurat, reliable, up to date, mudah, dan cepat disajikan. Menyadari hal itu maka biro kepegawaian dalam mengelola data kepegawaian menggunakan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) yang sepenuhnya memanfaatkan teknologi informasi.

b.   Visi

Terwujudnya pegawai yang berkualitas dan sejahtera dalam kerangka kebijakan nasional.

c.    Misi

Dengan memperhatikan tugas pokok dan fungsi serta visi tersebut, maka misi yang dilaksanakan untuk mewujudkannya adalah:

1)      Membangun pegawai yang berilmu, terampil, beretika, dan bertaqwa kepada Tuhan YME.

2)      Menempatkan pegawai sesuai kompetensi, proporsional, dan terjamin kesejahteraannya.

3)      Membangun kapasitas internal organisasi.

d.   Nilai

Untuk mewujudkan visi dan misi diperlukan komitmen bersama dalam bentuk sistem nilai yang mengatur tata hubungan formal maupun informal. Nilai yang dianut dan disepakati adalah “SUCI” yaitu singkatan dari Sinergis atau kebersamaan, Ulet, Terampil, dan Inovatif.

1)      Sinergis atau kebersamaan yaitu kegiatan bersama oleh komponen yang berbeda untuk menyelesaikan suatu masalah.

2)      Ulet berarti tidak mudah putus asa dalam berbagai masalah.

3)      Cermat yaitu seksama, teliti, hati-hati dalam mengerjakan segala sesuatu untuk mereduksi permasalahan di kemudian hari.

4)      Inovatif, yaitu suatu nilai yang sangat dibutuhkan untuk mendorong lahirnya gagasan, ide, atau konsepsi pembaharuan sistem manajemen kepegawaian

e.    Tujuan

Tujuan ditetapkan mengacu pada pernyataan visi dan misi serta didasarkan pada isu-isu dan analisis strategis. Tujuan dimaksud adalah :

1)   Meningkatkan pegawai yang berilmu, terampil, beretika, dan bertaqwa kepada Tuhan YME.

2)   Menempatkan pegawai sesuai kompetensinya, proporsional, dan terjamin kesejahteraannya.

3)   Meningkatkan kapasita internal organisasi guna mewujudkan pelayanan administrasi kepegawaian.

f.     Fungsi

1)   Penyiapan bahan penyusunan rencana dan program kerja.

2)   Penyusunan peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian.

3)   Perumusan kebijakan dalam perencanaan kebutuhan pegawai, pendidikan/pelatihan, pengenbanagan karier dan jabatan.

4)   Pelaksanaan pengangkatan, kenaikan pangkat, gaji berkala, pemindahan dan pemberhentian Pegawai Negeri Sipil Daerah (PNSD) sesuai norma, standart, dan prosedur yang telah ditetapkan dalam peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian.

5)   Perumusan kebijakan pembinaan dan kesejahteraan PNSD sesuai dengan norma, standart, dan prosedur yang ditetapkan dengan peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian.

6)   Penyiapan dan penetapan pensiunan PNSD sesuai dengan norma, standart, dan prosedur yang ditetapkan dengan peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian.

7)   Pelaksanaan koordinasi dengan instansi terkait dalam perumusan analisa kebutuhan pendidikan dan pelatihan.

8)   Pelaksanaan pembinaan administrasi PNSD.

9)   Pengelolaan Sistem Informasi Kepegawaian .

10)     Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan Asisten Administrasi dan Umum.

g.    Sasaran

1)   Terwujudnya pegawai yang memiliki ilmu pengetahuan dan keterampilan sesuai kebutuhan organisasi.

2)   Terwujudnya pegawai yang memiliki sikap mental positif.

3)   Terwujudnya mutasi dan penempatan pegawai sesuai kompetensi, prestasi, dan keterampilan sesuai kebutuhan organisasi.

4)   Tercapainya peningkatan kesejahteraan pegawai.

5)   Tersusunnya sistem dan mekanisme layanan administrasi kepegawaian.

6)   Terselenggaranya sistem informasi kepegawaian.

h.   Program dan Kegiatan BKD

1)        Penetapan sistem administrasi kenaikan pangkat otomatis PNS

2)        Pembangunan dan pengembangan sistem informasi kepegawaian daerah

3)        Fasilitas pelaksanaan tugas belajar

4)        Pelaksanaan ujian dinas

5)        Peningkatan kualitas sumber daya aparatur melalui pendiklatan dan In House Training

6)        Pelaksanaan kegiatan Baperjakat

7)        Pelaksanaan pengangkatan dalam jabatan fungsional

8)        Peningkatan pelayanan administrasi kepegawaian

9)        Pengelolaan tata naskah kepegawaian

10)    Penanganan pemrosesan pelanggaran kepegawaian

11)    Penyelenggaraan konsultasi dan bimbingan PNS

12)    Pembinaan praja IPDN

13)    Pelaksanaan seleksi administratif Fit and Propertest

14)    Pelaksanaan pelantikan dan serah terima jabatan

15)    Pelaksanaan penyelesaian mutasi pegawai

16)    Pelaksanaan pemberian gaji berkala

17)    Pelaksanaan pemberhentian/pensiun pegawai dan pemberian kenaikan pangkat pengabdian

18)    Pelaksanaan pengangkatan CPNS

19)    Pelaksanaan tes narkoba bagi PNS di lingkungan pemerintah propinsi Jawa Timur

2.    Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Daerah Jawa Timur

  

Bagan 2.1 Stuktur Organisasi Badan Kepegawaian Daerah Jawa Timur

3.    Tugas Pokok dan Fungsi Pejabat BKD Jawa Timur

a.    Kepala Biro Kepegawaian

Biro kepegawaian mempunyai tugas menyiapkan bahan perumusan kebijakan di bidang penyelenggaraan formasi dan pengembangan pegawai, mutasi, pembinaan, dan kesejahteraan serta informasi kepegawaian, dan mempunyai tugas :

1)        Penyiapan bahan penyusunan rencana dan program kerja.

2)        Penyusunan peraturan-peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian.

3)        Perumusan kebijakan dalam perencanaan kebutuhan pegawai, pendidikan/pelatihan, pengembangan karier dan jabatan.

4)        Pelaksanaan pengangkatan, kenaikan pangkat, gaji berkala, pemindahan dan pemberhentian Pegawai Negeri SIpil Daerah (PNSD) sesuai dengan norma, standart, dan prosedur yang telah ditetapkan dalam peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian.

5)        Perumusan kebijakan pembinaan dan peningkatan kesejahteraan PNSD sesuai norma, standart, dan prosedur yang ditetapkan dengan peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian.

6)        Penyiapan dan penetapan pensiun PNSD sesuai dengan norma, standart, dan prosedur yang ditetapkan dengan peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian.

7)        Pelaksanaan koordinasi dengan instansi terkait dalam perumusan analisa kebutuhan pendidikan dan pelatihan.

8)        Pelaksanaan pembinaan administrasi PNSD.

9)        Pengelolaan sistem informasi kepegawaian.

10)    Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Asisten Administrasi dan Umum.

b.   Sekretaris

Bertugas melaksanakan serta mengkoordinasikan tugas-tugas dari kesekretariatan. Sekretaris dibagi lagi menjadi tiga, yaitu:

1)        Tata Usaha (TU), bertugas mengadministrasi, menginformasikan, mengurus pemeliharaan gedung/peralatan, dan sebagainya.

2)        Keuangan, bertugas mengelola keuangan lembaga dan bertanggung jawab terhadap sirkulasi keuangan (keluar masuknya dana).

3)        Penyusunan Program, memberikan masukan-masukan, merencanakan program apa yang akan dilaksanakan BKD.

c.    Kepala Bidang Formasi dan Pengembangan Pegawai

Bagian formasi dan pengembangan pegawai mempunyai tugas menyiapkan bahan, koordinasi pembinaan dan petunjuk di bidang penyusunan program dan pengadaan serta pengembangan karier pegawai, dan mempunyai tugas :

1)        Pengumpulan dan menganalisa data dalam rangka penyusunan rencana dan program kerja.

2)        Penyusunan formasi, pengadaan, pendidikan dan pelatihan serta pengembangan karier pegawai.

3)        Penyusunan perumusan kebijakan dalam rangka pengisian formasi dan pengadaan serta pengembangan karier pegawai.

4)        Pelaksanaan koordinasi dalam rangka penyusunan analisa kebutuhan pendidikan dan pelatihan dengan instansi terkait.

5)        Pelaksanaan upaya pengembangan dan peningkatan karier pegawai.

6)        Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan kepala biro kepegawaian.

Kepala Bidang Formasi dan Pengembangan beserta bawahannya juga bertugas membantu gubernur. Tujuan penerimaan CPNS adalah untuk mengisi formasi yang lowong. Formasi dimulai dari,

ü Analisis Jabatan, yang dipimpin biro organisasi

Jumlah pegawai pemprov jatim baik kota maupun kabupaten berjumlah 23.935 orang/juli 2009. Tiga ikon dari lembaga kepegawaian yaitu BKD, Badan Diklat, Biro Organisasi.

ü Analisis Beban Kerja.

ü Ada Standart Kompetensi.

ü Sistem Informasi Kepegawaian.

d.   Kepala Sub Bagian Formasi dan Pengadaan

1)        Mengumpulkan bahan dan menyusun rencana program kerja biro.

2)        Mengumpulkan bahan pembinaan dan melakukan koordinasi dalam rangka menyusun rencana kebutuhan formasi dan pengadaan pegawai.

3)        Menyusun analisa kebutuhan formasi, Nomor Induk pegawai (NIP) dan pengadaan pegawai.

4)        Melaksanakan pengumuman dan penetapan persyaratan penerimaan calon PNSD.

5)        Melaksanakan persiapan pengadaan pegawai.

6)        Melaksanakan evaluasi dan pengendalian program kerja.

7)        Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan kepala bagian formasi dan pengembangan pegawai.

e.    Kepala Sub Bagian Pengembangan

1)        Mengumpulkan bahan dalam rangka menyusun petunjuk teknis pelaksanaan pendidikan dan pelatihan.

2)        Melakukan analisa kebutuhan pendidikan dan pelatihan bersama instansi terkait.

3)        Menghimpun dan menyiapkan bahan administrasi pegawai yang mengikuti pendidikan dan pelatihan, tugas belajar beserta memproses ijin belajar baik di dalam maupun luar negeri.

4)        Menyusun data dan informasi kemampuan pegawai pada setiap instansi.

5)        Menyusun pola pengembangan karier pegawai berdasarkan kualifikasi kompetensi jabatan.

6)        Melaksanakan persiapan penilaian kompetensi jabatan.

7)        Melaksanakan persipan tes psikologi, tes kemampuan dan kelayakan menduduki jabatan, ujian dinas dan ujian kenaikan pangkat pilihan berdasarkan ijazah.

8)        Menyiapkan pemberian penghargaan bagi PNSD yang berprestasi dan teladan.

9)        Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan kepala bagian formasi dan pengembangan pegawai.

f.     Kepala Bagian Mutasi Pegawai

Bagian mutasi pegawai mempunyai tugas koordinasi pembinaan dan petunjuk di bidang penyiapan bahan administrasi pengangkatan calon PNSD, PNSD, kepangkatan perpindahan pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan, pemberhentian dan pensiun, dan bertugas :

1)        Pengumpulan bahan dan pelaksanaan pengelolaan administrasi pengangkatan calon PNSD dan PNSD

2)        Pelaksanaan pengelolaan kenaikan pangkat, gaji berkala, dan perpindahan pegawai

3)        Pengumpulan data dalam rangka pengangkatan dan pemberhentian dalam dan dari jabatan struktural, non struktural, dan fungsional

4)        Pengumpulan bahan dan pengelolaan administrasi pemberhentian dan pensiun pegawai

5)        Pelaksanaan tugas-tugs lain yang diberikan kepala biro kepegawaian.

g.    Kepala Sub Bagian Kepangkatan dan Perpindahan

1)        Mengumpulkan bahan dan pengelolaan administrasi keputusan pengangkatan calon PNSD dan PNSD.

2)        Mengumpulkan bahan pengusulan Kartu Pegawai (Karpeg).

3)        Mengelola administrasi keputusan kenaikan pangkat regular, pilihan dan anumerta, serta pemberitahuan kenaikan gaji berkala.

4)        Memproses perpindahan pegawai antar unit kerrja di lingkungan pemerintah propinsi.

5)        Memproses usulan perpindahan pegawai antar kebupaten/kota antar propinsi dan sebaliknya.

6)        Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan kepala bagian mutasi pegawai.

h.   Kepala Sub Bagian Jabatan

Golongan IVa dan IVb diangkat gubernur baik di kota maupun kabupaten melalui Seleksi-Penempatan-Pengembangan-Penilaian.

1)        Mengumpulkan bahan untuk pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian dalam dan dari jabatan struktural dan fungsional.

2)        Memproses penerbitan surat keputusan pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian dalam dan dari jabatan struktural dan fungsional.

3)        Melaksanakan persiapan pelantikan dan sumpah jabatan.

4)        Melaksanakan penelitian dan penetapan angka kredit.

5)        Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan kepala bagian mutasi.

i.      Kepala Sub Bagian Pemberhentian dan Pensiun

1)        Mengumpulkan bahan dan mengelola administrasi keputusan kenaikan pangkat pengabdian, pemberhentian, dan pension.

2)        Menyusun usulan keputusan untuk kenaikan pangkat pengabdian, pemberhentian, dan pensiun.

3)        Melaksanakan persiapan pemberian piagam penghargaan bagi pegawai purna tugas.

4)        Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan kepala bagian mutasi pegawai.

j.     Kepala Bagian Pembinaan dan Kesejahteraan

Bagian pembinaan dan kesejahteraan pegawai mempuyai tugas menyiapkan bahan koordinasi dan petunjuk di bidang pembinaan dan kesejahteraan pegawai dan melaksanakan tata usaha biro dan bertugas :

1)        Pengumpulan bahan dan penyusunan rencana kegiatan pembinaan dan upaya kesejahteraan pegawai.

2)        Pengumpulan peraturan dan penyusunan petunjuk teknis pelaksanaan peraturan perundang-undangan di bidang pembinaan kesejahteraan pegawai.

3)        Pelaksanaan pembinaan disiplin pegawai.

4)        Pengelolaan administrasi permohonan perkawinan dan atau perceraian pegawai.

5)        Pelaksanaan pengelolaan pemberian penghargaan tanda jasa.

6)        Pelaksanaan tata usaha biro.

7)        Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan kepala biro kepegawaian.

k.   Kepala Sub Bagian Pembinaan

1)        Menghimpun dan menyusun petunjuk pelaksanaan peraturan perundang-undangan di bidang pembinaan pegawai

2)        Melaksanakan persipan sumpah/janji PNSD

3)        Melaksanakan persiapan pembinaan disiplin pegawai

4)        Mengumpulkan bahan penyelesaian kasus pelanggaran disiplin dan ijazah palsu serta penindakannya sesuai ketentuan yang berlaku

5)        Melakukan persiapan pelaksanaan Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP31) dan cuti pegawai

6)        Mengumpulkan bahan kelengkapan administrasi dan pengusulan ijin bepergian pegawai ke luar negeri bagi PNSD

7)        Melakukan persiapan penyelesaian permohonan perkawinan kedua dan seterusnya dan atau perceraian pegawai serta permohonan kartu istri dan kartu suami

8)        Mengumpulkan bahan dan penyelesaian permohonan sengketa dan gugatan kepegawaian

9)        Melaksanakan persiapan penyelesaian administrasi laporan pajak pribadi pegawai

10)    Menghimpun dan mengkaji serta melaporkan secara berkala presensi pegawai

11)    Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan kepala bagian pembinaan dan kesejahteraan pegawai

l.      Kepala Sub Bagian Kesejahteraan

Bertujuan memberikan pembinaan bagi PNS dan gambaran kesejahteraan pegawai. Contoh disiplin PNS yaitu memberikan masukan-masukan kepada pegawai. Masing-masing satuan kerja akan melakukan pembinaan secara terjenjang. Tugas pokoknya adalah :

1)        Mengumpulakan bahan upaya peningkatan kesejahteraan pegawai

2)        Mengelola permohonan pemberian kartu Askes, Taspen, bantuan uang duka dan bantuan uang pensiun

3)        Melakukan persiapan pelaksanaan penyelenggaraan General Check Up (GCU), dan Asuransi Kecelakaan Pegawai (AKP)

4)        Mengelola data pemberian penghargaan tanda jasa Satyalancana Karya Satya 10 tahun, 20 tahun, 30 tahun

5)        Melakukan persiapan kebutuhan fasilitas perumahan dan meneliti permohonan BAPERTARUM

6)        Melakukan persiapan pemberian bantuan THR dan bantuan pendidikan bagi putra/putri pegawai

7)        Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan kepala bagian pembinaan dan kesejahteraan pegawai

m. Kepala Sub Bagian Tata Usaha Biro

1)        Menerima dan mengelola surat masuk, surat keluar biro dan menyiapkan bahan rapat pimpinan biro

2)        Memelihara dan mensistemkan arsip surat/laporan/data lain pada biro

3)        Menyusun rencana kebutuhan dan mengurus permintaan ala-alat tulis kantor serta memelihara perlengkapan intern biro

4)        Menyelesaikan urusan administrasi kepegawaian intern biro yan meliputi kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, cuti kesejahteraan pegawai, dan laporan berkala

5)        Menyelesaikan administrasi keuangan inten biro yang meliputi gaji pegawai, keuangan, perjalanan dinas, serta hal-hal keuangan lainnya

6)        Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan kepala bagian pembinaan dan kesejahteraan pegawai

n.   Kepala Bagian informasi Kepegawaian

Bagian informasi kepegawaian mempunyai tugas menyiapkan bahan koordinasi pembinaan dan petunjuk di bidang dokumentasi kepegawaian, data elektronik, dan penyajian informasi kepegawaian serta mempunyai fungsi:

1)        Pengumpulan bahan dan pengolahan data dokumentasi kepegawaian

2)        Pelaksanaan, pengembangan, dan pembangunan sistem informasi manajemen kepegawaian

3)        Pengolahan dan pemeliharaan data pegawai secara manual dan elektronik

4)        Pembinaan dokumentasi dan penyajian informasi kepegawaian

5)        Penyiapan pelaporan data kepegawaian

6)        Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan kepala biro kepegawaian

Gambar 2.1 : Praktek Kerja Lapangan (PKL), bagian informasi kepegawaian selalu menerima SMK untuk melaksanakan PKL

o.    Kepala Sub Bagian Dokumentasi

Bidang dokumentasi bertugas menyimpan file/data penting baik internal maupun eksternal yang dianggap rahasia, contohnya secara eksternal yang harus disimpan adalah ijazah, data lamaran, data CPNS. Contoh internal adalah data-data BKD yang penting dan tidak boleh dipublikasikan.  Tugas pokoknya adalah :

1)        Mengumpulkan bahan dan menginventarisasi serta memelihara tat naskah pegawai perorangan

2)        Melakukan pencatatan tata naskah pegawai perorangan

3)        Menyajikan tata naskah pegawai perorangan sesuai dengan kebutuhan pembinaan pegawai

4)        Menyediakan buku-buku tata usaha kepegawaian

5)        Melakukan pembinaan pengelolaan data pegawai secara manual

6)        Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan kepala bagian informasi kepegawaian

Gambar 2.2 : Ruang Tata Pengelolaan Naskah Pegawai (File Personality), merupakan unit pengelola dokumen personalia seluruh PNS di lingkup Pemprop Jatim

p.   Kepala Sub Bagian Data Elektronik

1)        Mengumpulkan dan mengolah data serta memelihara data pegawai melalui Sistem Informasi Manajemen (SIM) kepegawaian

2)        Mengembangkan SIM manajemen kepegawaian di lingkungan pemerintah propinsi, pemerintah kabupaten/kota dan instansi vertikal

3)        Menyusun Daftar Urut Kepangkatan (DUK) dan menyiapkan laporan perkembangan data kepegawaian

4)        Mengumpulkan bahan informasi kepegawaian untuk keperluan pembinaan

5)        Melakukan pengelolaan data pegawai secara elektronik

6)        Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan kepala bagian informasi kepegawaian

Gambar  2.3 : Ruang Pengelolaan Data Elektronik, merupakan unit pengelolaan data pegawai di lingkup Pemprop Jatim melalui SIMPEG pada bagian informasi kepegawaian

q.   Kepala Sub Bagian Penyajian Informasi

Bidang pengolahan data dibantu dengan Sistem Administrasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK), data yang dikelola merupakan lanjutan dari penyusunan program serta pengembangan. Data segera dikelola setelah data masuk dari bidang formasi dan pengembangan. Tugasnya adalah :

1)        Mengumpulkan bahan, menyusun, dan mensosialisasikan peraturan perundang-undangan kepegawaian

2)        Menyajikan informasi kepegawaian sesuai kebutuhan pembinaan pegawai

3)        Menyajikan informasi kepegawaian sesuai kebutuhan masyarakat

4)        Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan kepala bagian informasi kepegawaian

Gambar 2.4 : Unit Pelayanan Administrasi Kepegawaian

4.    Manajemen Badan Kepegawaian Daerah (BKD)

a.    Manajemen Sumber Daya Manusia

Manajemen di BKD khususnya untuk manajemen sumber daya manusia, BKD memiliki pegawai yang rata-rata memenuhi kualifikasi yang telah ditentukan. Melalui Biro Kepegawaian/PP41/2007 tentang perangkat daerah sesuai dengan SKPD Gubernur Jawa Timur No. 110 tahun 2008. Sehingga para pegawai dari memiliki kompetensi yang dibutuhkan saat ini untuk memenuhi formasi-formasi yang ada di BKD.

Pendidikan	Jumlah	Kelompok Umur	Jumlah	Golongan Ruang	Jumlah
SD	4	< 20	0	I a	0
SLTP	5	21-30	11	I b	0
SLTA	57	31-40	35	I c	2
D III	5	41-50	76	I d	1
S 1	72	51-55	33	II a	5
S 2	13	> 55	1	II b	4
				II c	19
				II d	9
				III a	21
				III b	44
				III c	35
				III d	12
				IV a	1
				IV b	2
				IV c	1
Total	156				156

Tabel 2.1 Data Pegawai BKD Jawa Timur

Tingkat pendidikan SDM pada sebuah organisasi sangat menentukan dinamika dan kinerja organisasi. Dalam aspek ini, BKD didukung oleh pegawai yang memiliki tingkat pendidikan akedemik seperti yang tertera pada table di atas. Sebuah komposisi yang ideal dalam sebuah organisasi karena semua strata pendidikan dimiliki oleh BKD. Dari total 156 pegawai BKD, ada beberapa pegawai yang diperbantukan di secretariat KORPRI, PRAMUKA, KONI, dan staf pimpinan di lingkungan Sekretaris Daerah Propinsi Jawa Timur.

Berdasarkan aspek usia, pegawai BKD didominasi oleh yang berumur 41-50 tahun dan berumur 31-40 tahun. Ini berarti bahwa lebih dari 80 % masih berusia muda (31-50 tahun). Pada usia ini umumnya manusia memasuki masa produktifitas tinggi, semangat kerja tinggi, dewasa dalam berpikir dan bertindak. Tentu hal ini sangat mendukung kinerja organisasi. Sedangkan berdasarkan pangkat pegawai, menunjukkan bahwa struktur pegawai dilihat dari aspek kepangkatan tidak menunjukkan struktur piramida, melainkan menggelembung di tengah.

Di BKD pegawai yang memiliki pangkat eselon II terdapat 1 orang, eselon III terdapat 5 orang, eselon IV terdapat 11 orang, total jumlah pegawai BKD yang berpangkat eselon ada 17 orang. Masih ada beberapa pegawai lagi yang berada di bawah eselon sebanyak 125 orang yang terbagi dalam subbid masing-masing bidang. 

a.    Manajemen Keuangan

Tugas bagian keuangan secara teori adalah melakukan perencanaan keuangan, penganggaran keuangan, pengelolaan keuangan termasuk didalamnya adalah menggunakan dana, pencarian dana, penyimpanan keuangan, pengendalian keuangan dan pemerikasaan keuangan. Pihak yang dilibatkan dalam pengawasan keuangan BKD adalah aparat pengawasan fungsional yang terdiri dari KPK (Komisi Pemberantasan Korupsi) dan BPK (Badan Pemeriksa Keuangan).

Selain itu juga ada aparat pengawasan lainnya yaitu pengawasan melekat atau pengawasan yang dilakukan oleh atasan kepada bawahan. Pengalokasian dana yang diperoleh BKD diantaranya digunakan untuk pengadaan dan pemeliharaan sarana prasarana. Untuk menjaga akuntabilitas keuangan, pada  masing-masing sub bagian keuangan melaporkan pengeluaran selama satu tahun kepada bidang sekretaris yang nantinya bertanggung jawab kepada kepala BKD. Kepala BKD bertanggung  jawab kepada gubernur.

b.   Pelayanan Badan Kepegawaian Daerah

1)   Administrasi Pengurusan KARPEG

Persyaratan / Kelengkapan untuk Penerbitan Karpeg sebagai berikut :

Ø SK Calon Pegawai Negeri Sipil

Ø SK Pegawai NegeriSipil

Ø Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan

Ø Pas Photo Hitam Putih 3 X 4 = 4 Lembar

Ø Surat Pengantar dari Instansi

2)   Administrasi Pengurusan KARIS KARSU

Persyaratan/Kelengkapan untuk Penerbitan Karis Karsu

Ø Mengisi blanko

Ø SK Calon Pegawai Negeri Sipil

Ø SK Pangkat terakhir

Ø Surat Nikah yang telah dilegalisir KUA

Ø Surat Pengantar dari Instansi

3)   Administrasi Kartu ASKES

Persyaratan / Kelengkapan untuk Penerbitan Kartu Askes sebagai berikut :

Ø Daftar lsian

Ø KTP

Ø SK Terakhir/ SK Pensiunan

Ø Akte Nikah

Ø Akte Anak

Ø SPJ Gaji/ Strook Pensiun

Ø KA. Lama

Ø Pas Photo 2 X 3 (2 lembar)

Keterangan:

ü Pas foto hitam putih ukuran 2 X 3 sebanyak 2 lembar untuk peserta : suami istri, anak usia di atas 5 tahun

ü Bagi anak usia lebih dari 21 tahun s/d 25 tahun dan masih mendapat tunjangan anak harus melampirkan surat keterangan sekolah/kuliah

ü Bagi pensiunan yang nama istri/suami telah tercantum di SK tidak perlu foto copy surat nikah

ü Bagi yang pisah domisili harus menulis alamat

ü lengkap kosnya / tempat tinggal di Surabaya

ü KA : Kartu Askes

4)   Administrasi Kartu TASPEN

Persyaratan / Kelengkapan untuk Penerbitan Taspen sebagai berikut :

ü KARPEG {Kartu Pegawai)

ü SK Calon Pegawai Negeri Sipil

ü SK Pangkat terakhir

ü Surat Keterangan Perincian Gaji

ü Surat Pengantar dari Instansi

5)   Tabungan Perumahan TAPERUM - PNS

Persyaratan Umum Pengembalian Tabungan Perumahan TAPERUM - PNS

ü KARPEG (Kartu Pegawai)/ KARIP (Kartu Identitas Pensiun)

ü SK Golongan / Pangkat dari Tahun 90 sampai dengan pensiun

ü SK Pensiun

ü Surat Keterangan Kematian (Asli) dan Surat Keterangan Hak Waris dari Camat (bila PNS meninggal dunia)

ü Kartu Tanda Penduduk (KTP)/ Surat Ijin Mengemudi (SIM)

6)   Permohonan Ijin Belajar

ü Permohonan

ü Mengisi pernyataan mematuhi ketentuan

·      Kegiatan belajar dilaksanakan di luar jam kerja

·      Seluruh biaya belajar ditanggung sendiri

·      Tidak mengganggu kepentingan kedinasan

·      Lembaga pendidikan sebagai tempat belajar berlokasi/berdekatan dengan instansi/domisili

·      Apabila telah lulus pendidikan tidak berhak menuntut penyesuaian ijasah, kecuali formasi mengizinkan

·      Program pendidikan yang ditempuh agar disesuaikan dengan tugas dan fungsi unit kerja

ü Daftar Riwayat Hidup

7)   Administrasi Kenaikan Pangkat

ü Syarat Umum

·      FC. sah SK CPNS

·      FC. sah SK KP terakhir

·      FC. sah STLUD / ijazah S-1 (usul KP dari Gol Ruang II/d ke III/a)

·      FC. sah STLUD / Diklatpim III / ijazah S-2 (usul KP dari Gol Ruang III/d ke lV/a)

·      DP-3 dalam dua tahun terakhir bernilai baik untuk setiap unsur

·      DRH dan DRP (usul KP ke Golongan Ruang IV/a keatas)

ü Syarat Khusus

·      FC. sah ijazah terakhir (bagi yang merubah tingkat pendidikan)

·      FC. sah surat penelitian ijazah (yang merubah tingkat pendidikan)

·      FC. sah Sertifikat Ujian Kenaikan Pangkat Penyesuaian Ijazah (bagi Kenaikan Pangkat Pilihan Penyesuaian Ijazah)

·      Uraian Tugas harus sesuai dengan bidang tugas dan ijazah yang dimiliki serta ditandatangani oleh pejabat eselon II (Kenaikanat Pilihan Penyesuaian Ijazah)

·      FC. sah SK Pelantikan, SPP dan SPMT (Kenaikan Pangkat Pilihan Karena Jabatan)

·      Asli PAK (Kenaikan Pangkat Jabatan Fungsional)

8)   Administrasi Pengurusan PENSIUN

ü Permohonan

ü Daftar Susunan Keluarga dan KSK yang dilegalisir oleh Camat

ü Surat Permintaan Pembayaran Pensiun Pertama (SP-4)

ü Surat Pernyataan Penyerahan surat-surat/barang milik negara

ü Daftar Riwayat Pekerjaan dan Fotocopy KARPEG

ü Fotocopy Surat Nikah dilegalisir oleh KUA setempat

ü Fotocopy Surat Kenal Lahir/Akte Kelahiran anak-anak kandung yang masuk daftar gaji dan dilegalisir oleh Kantor Catatan Sipil

ü Fotocopy SK Pengangkatan Pertama dan SK yang menetapkan Pangkat dan Gaji Pokok Terakhir, serta Gaji Berkala terakhir yang dilegalisir Kantor / Dinas setempat

ü Masing-masing rangkap 5 (lima) serta Pas Photo Hitam Putih terbaru ukuran 4 x 6 cm sebanyak 8 (delapan) lembar, tanpa peci/tutup kepala, DPCP sebanyak 5 (lima) lembar