PEDOMAN SURAT-MENYURAT

PEDOMAN SURAT-MENYURAT

1.        KOP SURAT

A.        Untuk perusahaan swasta perlu dilengkapi dengan bidang usaha, nama bangkir (perusahaan tersebut didukung bank apa).

B.        Untuk lembaga pendidikan kup ditulis nama lembaga beserta alamatnya

2.        NOMOR SURAT

Misal                    : 01/PD/AP/3/2009

Keterangan          :

01                         : nomor urut surat keluar, untuk mengecek berapa banyak surat yang telah dikeluarkan

PD           : klasifikasi

AP           : jurusan (kode intern)

3                             : bulan pembuatan surat

2009        : tahun pembuatan surat

3.        TANGGAL SURAT

A.         Untuk surat pribadi diawali dengan alamat pengirim surat, jika alamat pengirim tidak tercantum nama kota, maka sebelum penulisan tanggal didahului nama kota

B.          Untuk surat resmi, tidak perlu ditulis nama kota, bila di dalam kop surat telah tercantum nama kota, maka penulisan tanggal tidak disertai nama kota

C.          Untuk surat yang memakai hal penulisan tanggal diletakkan diatas tanpa nama kota, sedangkan surat yang berjudul ditulis disebelah bawah dan disertai nama kota. Contoh: akte kelahiran, surat keputusan

4.        LAMPIRAN SURAT

Untuk surat bentuk Indonesia baru ditempatkan disebelah kiri atas dibawah nomor surat yang ditulis hanya jumlahnya saja.

Missal      : Lampiran: 3 lembar

5.        HAL SURAT

Untuk bentuk Indonesia baru posisinya di bawah lampiran

Ketentuan penulisan hal setiap surat:

A.      Huruf awal saja memakai huruf besar

B.       Pada akhir hal tidak boleh diberi titik

C.       Dalam korespondensi inggris, hal diletakkan dibawah salam pembuka

6.        ALAMAT SURAT

Peniulisan alamat dalam sebaiknya juga menggunakan alamat yang lengkap.

Petunjuk penulisan alamat tujuan/alamat dalam:

A.      Kata kepada tidak wajib ditulis

B.       Ungkapan Yth. dipakai:

v  Jika menulis nama orang yang dihormati dari orang bawahan kepada atasan, kalau sekolah kepada Dinas

v  Jika menullis jabatn diikuti nama organisasi/unit organisasi

Misal     : Yth. Direktur SOB

                 Jalan Besar Ijen 05

                 Malang

7.        SALAM PEMBUKA

Merupakan salam hormat dari penulis, surat resmi biasanya menggunakan salam pembuka “dengan hormat”.

Salam tidak resmi misalnya: Assalamualaikum, salam pramuka, dll dengan melihat situasi dan kondisi.

8.        ISI SURAT

Isi surat dapat dibagi menjadi:

v  Alinea pembuka

v  Alinea isi

v  Alinea penutup

9.        SALAM PENUTUP

Salam penutup “Hormat kami”

Nama lembaga/perusahaan tidak perlu dicantumkan apabila sudah tercantum di kop surat.