PENGAWASAN DAN PENILAIAN PERPUSTAKAAN SEKOLAH

A.      Pengawasan Perpustakaan Sekolah

Istilah pengawasan dibeberapa literatur sering disebut evaluation, appraising, atau correcting. Pengawasan merupakan proses untuk “menjamin” bahwa tujuan organisasi (perpustakaan sekolah) dan manajemen tercapai. Oleh karena itu pengawasan dapat dilaksanakan pada proses perencanaan, pengorganisasian, personalia, pengarahan dan penganggaran.

Pengawasan pada dasarnya dapat dilakukan dengan cara pengawsan preventif atau pengawasan korektif (Manullang:1990:176). Pengawasan preventif adalah pengawasan yang mengantisipasi terjadinya penyimpangan-penyimpangan, sedangkan pengawasan korektif dapat dilakukan apabila hasil yang diinginkan itu terdapat banyak variasi.

Menurut Harold Koont dan Cyril O’Donnell dalam Swastha (1984: 220-222) pengawasan dapat dikatakan efektif  jika memenuhi kriteria sebagai berikut:

a.       Mencerminkan sifat kegiatan.

b.      Segera melaporkan adanya penyimpangan.

c.       Mampu melihat kedepan.

d.      Dilakukan dengan objektif.

e.       Bersifat obyektif.

f.       Mencerminkan pola organisasi.

g.      Mudah dipahami.

h.      Menunjukkan tindakan korektif.

i.        Ekonomis.

1.      Pengawasan Perpustakaan yang Efektif

Pengawasan perpustakaan sekolah dimaksudkan untuk mengetahui efektifitas perpustakaan. Untuk mengetahui efektifitas perpustakaan perlu diketahui indikator tentang kinerja perpustakaan. Kinerja perpustakaan adalah efektifitas jasa yang disediakan perpustakaan dan efisiensi sumber daya yang digunakan untuk menyiapkan jasa.

a.    Pengaksesan

 Jumlah dan tingkat pelayanan yang efektif, antara lain sebagai berikut: rasio pelayanan yang diminta, pelayanan yang dapat dipenuhi, rasio koreksi dengan jumlah pemakai.

b.    Biaya

 Efektifitas pelayanan perpustakaan sekolah ditinjau dari segi biaya dapat dilihat pada biaya pelayanan yang dikeluarkan dengan berbagai jenis pelayanan yang diberikan. Dalam hal ini dapat dihitung:

1)        Rasio antara pelayanan yang diberikan dengan tempo pelayanan.

2)        Rasio biaya suatu koleksi dengan nilai dan menfaat bahan tersebut.

3)        Rasio antara pelayanan yang disajikan dengan seluruh biaya.

c.    Kepuasan Pemakai

 Kepuasan pemakai dan keberhasilan mencapai tujuan perpustakaan sekolah merupakan efektifitas dari pelayanan yang di sajikan. Penilaian terhadap kepuasan pemakai ini meliputi:

1)        Kepuasan pemakai terhadap pelayanan yang diberikan.

2)        Banyaknya kegiatan yang dilakukan oleh perpustakaan.

3)        Presentase jenis bahan pustakaterhadap kelompok pemakai.

4)        Rasio antara koleksi yang digunakan dengan bahan yang diminta.

d.   Tempo Pelayanan

 Tempo pelayanan juga harus diperhitungkan. Tempo pelayanan merupakan suatu wujud pelayanan perpustakaan yang bersifat kualitatif dan memiliki tingkat obyektifitas yang tinggi. Penilaian terhadap tempo meliputi:

1)        Kecepatan pelayanan.

2)        Rasio antara pelayanan yang diberikan dengan waktu rata – rata untuk semua pelayanan.

3)        Rasio antara koleksi dengan tempo pelayanan.

2.      Pentingnya Pengawasan

Di perpustakaan sekolah sering terjadi keterlambatan dalam pengolahan bahan pustaka. Akibatnya terjadi penumpukan pekerjaan di bagian pengolahan bahan pustaka. Untuk itu pimpinan perpustakaan mengambil tindakan:

a.    Mengganti system pengolahan dari sistem manual menjadi sistem pengolahan terotomasi atau dengan komputer.

b.    Membentuk kelompok spesialis subjek untuk membantu kelancaran proses pengolahan bahan pustaka.

c.    Menempatakan staf yang menguasai subjek dan menguasai komputer di bidang pengolahan bahan pustaka.

d.   Melibatkan peran serta pustakawan dalam proses pengambilan keputusan untuk mengadakan perubahan-perubahan atau perbaikan-perbaikan dalam pengolahan bahan pustaka.

3.      Proses Pengawasan

Dalam proses pengawasan ada tiga langkah yang harus ditempuh, yaitu:

a.    Menentukan atau membuat standar

Ada dua macam standar yang dikenal, yaitu: yang berhubungan dengan kebendaan (material) seperti kualitas, kuantitas, biaya, waktu; dan yang berhubungan dengan moral manusia seperti loyalitas.

b.    Mengukur hasil yang dicapai dan membandingkannya dengan standar

Pada pengukuran hasil yang dicapai adalah selalu membuat catatan tentang apa yang sudah dikerjakan (oleh setiap orang). Jika tidak ada catatan dan hasil kerja tidak diukur dengan objektif, maka akan sulit bagi pimpinan untuk menilai hasil kerja kita. Jadi pengontrolan dan pencatatan harus selalu dilakukan. Pengontrolan yang sering dilakukan di perpustakaan meliputi: pengamatan langsung di lapangan, laporan lisan, dan laporan tertulis. Biasanya cara ini juga dengan pemeriksaan langsung.

c.    Memperbaiki penyimpangan bila ada atau ditemui penyimpangan-penyimpangan

Bila ditemukan penyimpangan-penyimpangan harus segera ditindaklanjuti dengan perbaikan. Tidak boleh ditunda atau dikompromikan, karena hal tersebut akan merembet dan menyebabkan kesalahan yang berlarut-larut. Tindakan perbaikan dilakukan oleh orang yang bertanggungjawab atas hasil akhir. Mungkin perbaikan tersebut melibatkan perubahan total pada pekerjaan tersebut dan dimulai dengan perencanaan ulang.

B.  Penilaian dan Pelaporan Perpustakaan Sekolah

1.         Penilaian Perpustakaan Sekolah

Penilaian terhadap kinerja perpustakaan dapat dilakukan dalam kurun waktu tertentu, setiap catur wulan, semester, atau tahun. Penilaian dilakukan dengan maksud agar pengelolaan perpustakaan lebih disiplin dan bertanggung jawab atas kinerja perpustakaan secara keseluruhan. Jenis kegiatan yang dapat dinilai  meliputi:

a.         Pendayagunaan perpustakaan dalam proses belajar mengajar.

b.        Jumlah koleksi dan tambahan koleksi.

c.         Jumlah anggota, pengunjung, peminjam, dan buku yang dipinjam.

d.        Dana dan anggaran yang digunakan.

e.         Kondisi perabot dan peralatan.

f.         Jumlah petugas perpustakaan dan kualifikasinya.

g.        Kegiatan yang diikuti oleh petugas perpustakaan, seperti pelatihan atau seminar yang berkaitan dengan masalah perpustakaan.

Setelah pimpinan mempunyai data pengukuran hasil kerja (kegiatan yang dinilai) yang telah dicapai, maka selanjutnya hasil tersebut perlu dibantingkan dengan standar yang ada. Kegiatan ini sebenarnya berupa penilaian terhadap hasil kerja yang telah dicapai. Kalau terjadi perbedaan antara hasil yang telah dicapai dengan standar, atau dengan kata lain penyimpangan, maka harus ditentukan apa tindakan pimpinan untuk memperbaiki penyimpangan tersebut. Perlu diingat juga bahwa kemungkinan terjadinya penyimpangan tersebut cukup kecil sehingga sebenarnya penyimpangan tersebut dapat diabaikan dan tidak perlu dilakukan perbaikan-perbaikan.

2.    Pelaporan Perpustakaan Sekolah

Untuk mengetahui maju-mundurnya kegiatan perpustakaan sekolah perlu adanya laporan periodik. Dengan adanya laporan perpustakaan fisik dan kegiatan yang baik akan mudah dilakukan pengawasan.

Pengawasan perlu dilakukan untuk mengetahui ketidaksesuaian perencanaan dengan pelaksanaan, kesalahan prosedur, penyelewengan anggaran, ketidakjujuran petugas, dan pembelokan arah organisasi/ perpustakaan sekolah.

a.    Laporan Perpustakaan Sekolah

            Laporan perpustakaan sekolah secara garis besar terdiri dari laporan fisik dan laporan kegiatan. Laporan fisik meliputi: jumlah koleksi, penambahan koleksi, luas ruangan, jumlah anggota, jumlah mebuler, dan anggaran. Sedangkan laporan kegiatan meliputi kegiatan peminjaman, pengembalian, jumlah kunjungan, jumlah kegiatan story telling, jumlah pemanfaatan internet dan lainnya.

          Laporan ini dapat berbentuk uraian, statistik, tabel, gambar, foto, grafik atau nemtuk lain.

Contoh Laporan:

1)        Laporan Fisik

Keadaan Buku dan Lainnya Tahun 2008

MTs Negeri Malang 3

Gondanglegi, Malang

Laporan Keadaan Buku Per………..2008

No Urut	Golongan Keterangan	Buku Perpustakaan			Buku Inventaris/ Paket			Jumalah Seluruhnya Yang Baik
		Jumlah	Hilang/ Rusak	Yang Baik	Jumlah	Hilang/ Rusak	Yang Baik
1	000 Karya Umum
2	100 Filsafat
3	200 Ilmu Sosial
4	300 Ilmu Agama
5	400 Bahasa
6	500 Peng. Murni
7	600 Teknologi
8	700 Olahraga
9	800 Sastra
10	900 Bumi Sejarah
11	Seni
12	Fiksi
13	Kliping
14	Majalah
15	Karya Tulis Ilmiah
16	Laporan
17	dll
Jumlah

                                                                ……………Tgl……..…….20….

Mengetahui,                                                                Pustakawan,     

Kepala Madrasah

(………………………)                                               (……………………….)

2)        Laporan Kegiatan

Laporan Buku yang Dipinjam

MTs Negeri Malang 3

Gondanglegi, Malang

Laporan Buku yang Dipinjam Bulan Desember 2008

GOL	Tanggal																	JUMLAH
	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10		25	26	27	28	29	30
000
100
200
300
400
500
600
700
800
900
JUMLAH

                                                                ……………Tgl……..…….20….

Mengetahui,                                                                Pustakawan,     

Kepala Madrasah

(………………………)                                               (……………………….)

b.    Hambatan  Laporan

 Beberapa sebab yang dapat menghambat proses pelaporan dan dapat menimbulkan kesulitan dalam pelaporan. Sebab-sebab tersebut antara lain sebagai berikut:

·      Penyajian fakta yang tidak benar dan cenderung memutarbalikkan fakta.

·      Informasi yang disajikan tidak lengkap

·      Organisasinya besar dan rumit

·      Kepala perpustakaan kurang menghargai pendapat bawahan

·      Bahasa yang tidak lugas dan cenderung berbelit-belit

·      Beban psikologis bagi si pelapor (misalnya bawahan)

·      Laporan dikhawatirkan dapat menambah beban kerja bagi si pelapor.

c.    Fungsi Laporan

Fungsi laporan dapat dijabarkan sebagai berikut:

·      Pertanggungjawaban dan Pengawasan

Laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang petugas kepada atasannya sesuai dengan fungsi dan tugas yang dibebankan kepada yang bersangkutan.

·      Penyampaian Informasi,

Bagi atasan yang menerima laporan, maka laporan merupakan salah satu sumber informasi yang diperlukan dalam melaksanakan fungsi dan tugas-tugasnya.

·      Bahan Pengambilan Keputusan

Dalam pelaksanaan manajemen, pimpinan harus mengambil keputusan yang diperlukan setiap saat. Untuk keperluan pengambilan keputusan, pimpinan memerlukan data atau informasi yang berhubungan dengan keputusan yang akan diambil.

·      Sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama.

·      Sebagai salah satu alat untuk memperluas ide dan tukat-menukar pengalaman.

d.   Syarat-syarat Laporan

Agar laporan yang dibuat dapat dengan mudah dibaca dan dimengerti, maka laporan tersebut harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1)    Laporan Harus Benar dan Objektif

Kebenaran dan objektivitas informasi tersebut sangat penting, karena hal tersebut berkaitan dengan pengambilan keputusan. Bila informasi dalam laporan tersebut tidak objektif maka keputusan yang diambil berdasarkan informasi tersebut tidak akan tepat pada sasarannya.

2)   Laporan Harus Jelas dan Cermat

Diperlukan kemampuan serta ketelitian pembuat laporan dalam menentukan data yang harus dimasukkan untuk bahan penyusunan laporan.

3)   Laporan Harus Langsung pada Sasaran

Uraian dalam laporan diusahakan tidak terlalu panjang. Hindari penggunaan kata-kata kiasan, sebaiknya laporan harus diusahakan singkat, tepat, padat, dan jelas serta langsung menganai persoalannya.

4)   Laporan Harus Lengkap

Laporan yang lengkao mencakup segala segi dari masalah yang dikemukakan, uraiannya tidak memberikan kesempatan terhadap timbulnya masalah-masalah atau pertanyaan-pertanyaan, disertai data penunjang misalnya statistik, tabel, skema, dan sebagainya.

5)   Laporan Harus Tegas dan Konsisten

Uraian yang dikemukakan harus tegas dan tidak kontradiktif antara bagian laporan yang satu dengan yang satu dengan yang lainnya. Keterangan yang dilaporkan harus tetap. Konsisten tidak hanya berlaku bagi data atau keterangan yang dituangkan dalam laporan, tetapi juga berlaku atas penggunaan bentuk kalimat.

6)   Laporan Harus Tepat pada Waktunya

Laporan harus diusahakan tepat waktu, tidak tepatnya waktu penyampaian satu laporan berarti tindakan korektif yang harus diambil atau follow upnya yang mengalami ketelambatan.

7)   Laporan Harus Tepat Penerimaannya

Laporan pada dasarnya mengandung pengertian komunikasi timbal balik antara yang member laporan dengan penerima laporan atau antara atasan dan bawahan. Jika laporan tidak sampai pada penerima, dikhawatirkan terjadi segi-segi negatif, antara lain kebocoran rahasia, laporan bagi yang memintanya sudah tidak ada nilainya lagi, dan penilaian negatif oleh atasan terhadap bawahan bersangkutan.